Factura electrónica obligatoria en España: calendario, requisitos y cómo prepararte

La factura electrónica obligatoria en España es una realidad inminente. La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (conocida como Ley Crea y Crece) establece la obligación de emitir y recibir facturas electrónicas en todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos (B2B) en España.

Calendario de implantación

El reglamento de desarrollo de la Ley Crea y Crece establece un calendario progresivo de implantación en función de la facturación anual de la empresa:

Fuente: Ley 18/2022 (BOE-A-2022-15818) y proyecto de Real Decreto de desarrollo. Las fechas exactas dependen de la publicación definitiva del reglamento.

¿Qué es Verifactu?

Verifactu es el sistema de verificación de facturas impulsado por la Agencia Tributaria (AEAT) que complementa la obligación de factura electrónica. Establece que los programas de facturación deben generar un registro de facturación verificable, con hash encadenado y firma electrónica, que se remita a la AEAT de forma automática o bajo demanda. El objetivo es garantizar la integridad y trazabilidad de todas las facturas emitidas.

Formatos aceptados

La normativa reconoce varios formatos de factura electrónica estructurada:

• Facturae (3.2.2): formato XML estándar en España, promovido por la Administración General del Estado. Obligatorio para facturas a la Administración Pública desde 2015.
• UBL (Universal Business Language): estándar internacional ISO/IEC 19845, utilizado en la Unión Europea conforme a la Directiva 2014/55/UE.
• CII (Cross Industry Invoice): estándar UN/CEFACT utilizado en contextos internacionales y compatible con la norma europea EN 16931.

Requisitos técnicos

Las empresas deberán cumplir los siguientes requisitos:

1. Software homologado: utilizar un programa de facturación que cumpla con el Reglamento Verifactu y genere registros de facturación con hash encadenado.
2. Emisión en formato estructurado: generar facturas en Facturae, UBL o CII conforme a la norma EN 16931.
3. Canal de recepción: habilitar un punto de acceso para recibir facturas electrónicas de proveedores.
4. Conservación: almacenar las facturas electrónicas durante el plazo legal de 4 años (Art. 29 Ley General Tributaria) garantizando su integridad.
5. Interoperabilidad: el sistema debe poder intercambiar facturas con cualquier otra plataforma o software homologado.

Sanciones por incumplimiento

La Ley Crea y Crece establece sanciones para las empresas que no cumplan con la obligación de facturación electrónica:

• Hasta 10.000 euros por cada factura no emitida en formato electrónico.
• Hasta 50.000 euros por utilizar software de facturación no homologado (Verifactu).

Impacto en la gestión de cobros

La factura electrónica obligatoria tiene un efecto directo sobre el proceso de cobro. Al eliminar facturas en papel y PDF no estructurado, se consigue:

• Recepción inmediata: la factura llega al sistema del cliente en segundos, eliminando retrasos postales o de email. Esto reduce el DSO desde el primer día.
• Trazabilidad completa: se puede confirmar que la factura fue recibida y registrada en el sistema del deudor, lo que elimina la excusa de «no recibí la factura».
• Automatización del cobro: al tener todas las facturas en formato estructurado, herramientas como On due pueden importarlas automáticamente e iniciar las secuencias de recordatorio sin intervención manual.
• Conciliación automática: los pagos se casan con las facturas de forma automática gracias a la información estructurada.

Cómo prepararse

1. Audita tu software de facturación actual y verifica si cumple con Verifactu.
2. Asegúrate de que puedes emitir en formato Facturae o UBL.
3. Habilita un canal de recepción de facturas electrónicas de tus proveedores.
4. Conecta tu sistema de facturación con un software de gestión de cobros para automatizar el seguimiento de las facturas emitidas.
5. Revisa las integraciones disponibles con tu software actual (Holded, Billin, Quipu, etc.).