Cómo cobrar una factura impagada: 7 pasos legales y efectivos

Cobrar una factura impagada es uno de los retos más frecuentes para las empresas B2B en España. Según datos del Banco de España, el plazo medio de pago efectivo en operaciones comerciales supera los 80 días, muy por encima del máximo legal de 60 días que establece la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad. Esta guía detalla los 7 pasos que debes seguir para recuperar el importe adeudado de forma legal y efectiva.

7 pasos para cobrar una factura impagada

1. Verificar la deuda

Antes de reclamar, confirma que la factura está correctamente emitida, que el servicio o producto fue entregado conforme al acuerdo y que no existe ninguna disputa pendiente. Comprueba el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y los datos fiscales del cliente. Un error administrativo puede retrasar semanas el cobro.

2. Contacto amistoso (días 1-7)

Envía un recordatorio cordial por email o teléfono. Muchos impagos se deben a olvidos o problemas internos del cliente. Un mensaje breve del tipo «te recordamos que la factura X venció el día Y» resuelve la mayoría de los casos. Un software de cobros automatizado puede enviar este primer recordatorio el mismo día del vencimiento sin intervención manual.

3. Segundo recordatorio formal (días 8-15)

Si no hay respuesta, envía un segundo aviso con tono más directo. Incluye los datos completos de la factura, los días de retraso y solicita una fecha concreta de pago. Puedes seguir las pautas de nuestra guía sobre cartas de reclamación de factura impagada.

4. Requerimiento legal citando la Ley 3/2004 (días 16-30)

Escala al requerimiento formal. Cita expresamente la Ley 3/2004: informa al deudor de que tiene derecho a reclamar intereses de demora (tipo BCE + 8 puntos, actualmente el 10,65% anual) y una indemnización de 40 euros por factura en concepto de costes de cobro. Incluye un plazo final de pago de 7-10 días.

5. Burofax (días 31-45)

Si el deudor sigue sin pagar, envía un burofax certificado con acuse de recibo. El burofax tiene valor probatorio ante los tribunales y demuestra que el deudor fue requerido formalmente. Incluye una liquidación de la deuda con el principal, los intereses de demora acumulados y la indemnización de 40 euros.

6. Proceso monitorio (a partir de 45-60 días)

El procedimiento monitorio (regulado en los artículos 812-818 de la Ley de Enjuiciamiento Civil) es la vía judicial más rápida para reclamar deudas dinerarias. No requiere abogado ni procurador para deudas inferiores a 2.000 euros. El juez requiere al deudor el pago en 20 días; si no paga ni se opone, se despacha ejecución directa.

7. Vía judicial ordinaria

Si el deudor se opone al monitorio o la deuda es compleja, se inicia un procedimiento judicial ordinario (juicio verbal hasta 6.000 euros; juicio ordinario por encima). Esta vía requiere abogado y procurador, y los plazos pueden extenderse entre 6 y 18 meses.

Plazos y costes de cada paso

Fuente: elaboración propia a partir de datos de AEAT y Consejo General del Poder Judicial (CGPJ). Las tasas judiciales dependen de la cuantía reclamada.

Claves para maximizar la recuperación

• Actúa rápido. La probabilidad de cobro disminuye un 1% por cada día de retraso a partir del vencimiento. A los 90 días, la tasa de recuperación cae por debajo del 70%.
• Sé sistemático. Automatiza los primeros 3 pasos con herramientas como On due para que ninguna factura quede sin seguimiento.
• Documenta todo. Guarda copia de cada comunicación. Será imprescindible si necesitas llegar al paso 6 o 7.
• Conoce tus derechos. La Ley 3/2004 te ampara para reclamar intereses y costes de cobro sin necesidad de pacto previo.